电子商务公司的5S管理如何务实?

记得有位专家说过：“人的一生70%的时间在寻找东西，节省我们找东西的时间等于提高我们的生活质量。”最近，在一家电商企业做管理咨询的时候，重新把几年前电商企业5S管理的文件找出来，加以完善和实施，为此想和大家在此分享一下。




    电子商务公司或者创业型的发展离不开工作环境、电脑环境的5S要求。我在电子商务的工作中摸索了一套电子商务工作人员5S管理的工作方法，和就职人员电子商务的5S培训。使大家充分认识5S的意义：
  1、提高企业形象
  2、提高工作效率 
  3、提高电脑内存使用率 
  4、减少电脑故障，保障工作品质 
  5、加强网络安全，减少安全隐患 
  6、养成节约的习惯，提高资源利用 
  7、缩短工作作业周期，保证“日清日高” 
  8、改善企业精神面貌，形成良好企业文化 
5S现场管理法的内容： 
    通过规范现场及使用的电脑，营造一目了然的工作、电脑环境，培养员工良好的工作习惯，是企业独特的一种管理方法，其最终目的是提升人的品质： 
  ★革除马虎之心，养成凡事认真的习惯 
    （认认真真地对待工作中的每一件“小事”，及时清理工作环境、电脑垃圾） 
  ★遵守规定的习惯
    （各种工作要求或程序是经过工作验证的良好方法） 
  ★自觉维护工作环境整洁明了、电脑环境一目了然的良好习惯
    （ 工作环境和电脑环境是生产力）
  ★ 文明礼貌的习惯 
    （您好、早、谢谢、对不起等文明礼貌用语是一个个人的品牌，也是公司的形象）
一、整理
  ★将电脑里的任何文件区分为有必要的与不必要的；　 
  ★把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来； 
  ★不必要的东西要尽快处理掉。 
目的： 
  ★腾出空间，空间活用 
  ★防止误用、误送、误发 
  ★塑造清爽的电脑环境 
    工作过程中经常有一些报废文件和过期文件占用电脑空间，以及浪费人力和电脑资源，既占据了地方又增加了寻找文件的时间，包括一些已无法使用的文件夹、不使用的软件、下载资源的内存、工具软件等等，如果不及时清除，会使电脑变得凌乱无序，运行缓慢。 
电脑不整理是一种浪费： 
  ★即使容量大的内存，将愈变窄小。 
  ★各部门的文件和各类台帐的分类必须确定其使用价值。 
  ★增加了寻找和打开软件工具、文件及台帐的困难和时间。 
  ★文件杂乱无章的存放，增加盘点的困难，造成人力资源成本的增加。 
注意点： 
要有决心，不必要的“文件”应断然地加以处置。 
实施要领： 
    1.自己的工作场所和电脑全面检查，包括看得到和看不到的 
    2.制定「要」和「不要」的判别基准 
    3.将不要文件和软件清除出电脑 
    4.对需要的文件调查使用频度，决定日常用量及放置位置 
    5.制订废弃文件的处理方法 
    6.每日自我检查、清理
二、整顿
  ★对整理之后留在电脑的必要的文件分门别类放置，排列整齐。 
  ★明确数量，并进行有效地标识。 
目的： 
  ★工作电脑一目了然 
  ★整整齐齐的工作电脑环境
注意点： 
    这是提{gx}率的基础。 
实施要领： 
    1.前一步骤整理的工作要落实 
    2.流程布置，确定放置位置 
    3.规定放置方法、明确数量 
    4.盘区定位 
    5.文件夹和文件的标识 
    整顿的“3要素”：内存区域的划分、方法、标识 
放置场所 
  ★文件的放置场所原则上要{bfb}设定 
  ★文件的保管要 定点、定容、定量 
  ★电脑内存不允许存在私人的文件和与工作无关的网页
放置方法 
  ★易取 
  ★不超出所规定的范围 
  ★在放置方法上多下工夫 
标识方法 
  ★放置区域原则上是一对一表示（比如F盘只允许放置软件） 
  ★某些表示方法全公司要统一 （比如D盘是部门工作内容、E盘是公司文件和协作文件、商品台帐等等）
  ★在表示方法上多下工夫 
整顿的“3定”原则：定点、定容、定量 
  ★定点：放在哪里合适 
  ★定容：放在某盘某位置 
  ★定量：规定合适的数量（比如一个部门的文件夹不超过10个文件）
三、清理
  ★将电脑清扫干净。 
  ★保持电脑的快速和干净，有一个简洁、明了的环境。 
目的： 
  ★清除垃圾文件，保持电脑干干净净、明明亮亮 
  ★稳定电脑的速度
注意点： 
    责任化、制度化。 
实施要领： 
    1.安装、清理优化软件
    2.执行例行清除
    3.调查污染源、缓存源，予以清除和隔离 
    4.清除基准，作为规范
四、清洁
    将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持结果。 
目的： 
    维持上面3S的成果 
注意点： 
    制度化，定期检查。 
实施要领： 
    1.前面3S工作 
    2.考评方法 
    3.奖惩制度，加强执行 
    4.主管经常带头巡查，公司进行抽查，直到完全执行为止。
五、素养
    通过各种培训手段，提高全员文明礼貌水准。培养每位成员养成良好的工作习惯，和沟通协调和解决问题的能力。
目的： 
  ★培养具有好习惯、遵守规则的员工 
  ★提高员工文明礼貌水准 
  ★营造团体精神
  ★增强企业文化的内涵
注意点： 
    长期坚持，才能养成良好的习惯。 
实施要领： 
    1.服装、仪容、识别证标准 
    2.共同遵守的有关规则、规定 
    3.礼仪守则、员工手册 
    4.训练（新员工的强化培训和教育、实践） 
    5.各种精神面貌提升的活动（晨会、例会、礼貌、运动、户外拓展、外训等）